Sie stehen vor einem schwierigen Gespräch und überlegen, wie Sie am besten beginnen sollen. Emotionen könnten im Spiel sein, und daher ist ein improvisierter Gesprächseinstieg für Sie keine Option. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Gespräch liegt im Einstieg, der neben einer umfassenden Vorbereitung entscheidend ist. Der erste Eindruck bietet bekanntlich keine zweite Chance. Ein geschickt gewählter Einstieg lenkt das Gespräch in die gewünschte Richtung und beeinflusst die Dynamik mit Ihrem Gesprächspartner.
Hier die drei häufigsten Fehler beim Einstieg in schwierige Gespräche – und wie Sie sie vermeiden:
- Der Gesprächseinstieg wirkt planlos, endlos und improvisiert
Ein klassisches „Tür und Angel-Gespräch“ nach dem Motto: „Kommen Sie mal in mein Büro. Wir müssen reden.“ Höchst explosiv, wenn auch noch Emotionen im Spiel sind.
ERSTER TIPP: Gesprächseinstieg: vorbereiten, konzentrieren und Ziele setzen
Bereiten Sie den Gesprächseinstieg vor, indem Sie sich auf Folgendes konzentrieren:
- Definieren Sie klare Ziele für das Gespräch: Idealziel, Alternativziel und Muss-Ziel.
- Überlegen Sie bewusst, welche Wortwahl Sie verwenden möchten oder eben nicht?
- Mit welchen Reaktionen rechnen Sie?
- Wie stehen Sie emotional zur Situation, Ihrem Gesprächspartner?
(Machen Sie sich das unbedingt vorher klar)
- Der Einstieg in das Gespräch ähnelt dem Auftritt eines Elefanten im Porzellanladen
⇒ Vorwürfe ⇒ Belehrungen ⇒ Machtdiktate ⇒ endlose Monologe ⇒ destruktive Wortwahlen, aber auch Harmoniestreben und Verharmlosung gehören zu den Gesprächseinstiegskillern. Der Klassiker und in der Rangliste ganz oben: „Du-Botschaften“. Negative Du-Botschaften („Sie haben da einen Fehler gemacht …“) provozieren eine gereizte Reaktion, die von der konstruktiven Lösung ablenkt.
ZWEITER TIPP: Gesprächseinstieg kurz und prägnant – beschreiben statt bewerten!
Ihre Worte erzeugen Bilder im Kopf Ihres Gesprächspartners, und diese Vorstellungen können sein Verhalten beeinflussen. Deshalb:
- Verwenden Sie zum Einstieg „Ich-Botschaften“. Beispiele: „Mir ist aufgefallen …“, „Ich habe mich geärgert“. Ich-Aussagen sind ideal, wenn Sie persönliches Empfinden und Standpunkte deutlich machen möchten.
- Beschreiben Sie im Überblick, was Sie gesehen, beobachtet oder festgestellt haben. Verzichten Sie zunächst auf die Details und vermeiden Sie Bewertungen wie ⇒ ständig ⇒ immer ⇒ nie ⇒ nur, usw.
- Small Talk? Kommt darauf an! Kein Krampf-Small-Talk führen. Vermeiden Sie ein negatives Small-Talk-Thema (schlechtes Wetter)! Sie – oder Ihr Gegenüber ist kein Small-Talk-Typ? Dann geht es auch so: „Ist es in Ordnung für Sie, wenn wir gleich zum Thema / zur Sache kommen?“
- Der Einstieg ist gut formuliert, aber leider nicht vom Ende her gedacht
Endlich: Sie haben einen Einstieg für das schwierige Gespräch gefunden. Doch bevor sie ihn anwenden, machen wir doch einmal den Perspektivwechsel-Test. Wie wird sich Ihr Gesprächspartner mit hoher Wahrscheinlichkeit verhalten?
⇒ er bläst zum Gegenangriff, wird laut, unverschämt, beleidigend oder …
⇒ er geht sofort in die Rechtfertigung
⇒ macht andere und das „System“ verantwortlich
⇒ beginnt das „Schwarze-Peter-Spiel“
⇒ wirkt teilnahmslos und einsilbig
⇒ schweigt und zuckt nur mit den Schultern ⇒ usw.
DRITTER TIPP: Kommunikation beginnt immer bei der Reaktion meines Gegenübers (das ist eine hilfreiche Annahme)
Sie haben den idealen Einstieg in ein schwieriges Gespräch gefunden, wenn Sie die Reaktion Ihres Gegenübers einschätzen und bearbeiten können. Deshalb überlegen Sie bitte:
- Mit welcher Reaktion ist wahrscheinlich zu rechnen (Was und wie)?
- Passt Ihr Einstieg noch immer, oder wollen Sie ihn anpassen?
- Mit welcher Strategie wollen Sie auf die Reaktion reagieren? Sortieren Sie die Wortgefecht-Argumente ohne Wirkung am besten gleich aus.
Wenn Sie die häufigsten Stolperfallen zum Einstieg in ein schwieriges Gespräch vermeiden wollen: Probieren Sie die Praxistipps bei nächster Gelegenheit aus. Sie werden feststellen, dass Sie souverän und sicher wirken und es Spaß macht, vorausschauend zu denken. Viel Erfolg bei der Umsetzung.
Meine Seminare zum Thema Gesprächsführung finden Sie HIER.
